Muita gente segue com um contador que não atende bem só pelo receio da troca. Na prática, mudar de contabilidade é uma transição organizável — o que dá errado é trocar sem mapear as obrigações em aberto. Com método, dá para não deixar nenhuma entrega sem dono.
O que reunir antes de mudar
A troca segura começa pela transferência completa de informações. Vale solicitar ao contador anterior, por escrito:
- balancetes e balanços dos últimos exercícios;
- declarações já entregues (PGDAS-D/apuração do Simples, DCTFWeb, DASN-SIMEI, IRPF dos sócios, conforme o regime e o porte);
- livros contábeis e fiscais;
- guias pagas e em aberto;
- acessos e procurações (e-CAC, prefeitura, certificado digital);
- situação cadastral atualizada da empresa.
Os documentos e dados da empresa pertencem à empresa, não ao contador. A devolução é direito seu. Formalizar o pedido por escrito e combinar prazos mantém a relação profissional e evita que algo fique para trás.
A regra de ouro: não deixar vão entre os dois
O maior risco da troca não é a papelada — é uma obrigação cair no intervalo entre o contador que saiu e o que entrou, com cada um achando que era do outro. Por isso a transição precisa de um mapa das entregas do período (guias, declarações, folha) e de uma data clara de virada, com responsável definido para cada item até lá.
Quando trocar
A virada de ano costuma ser o momento mais limpo, porque encerra um ciclo de obrigações. Mas dá para trocar em qualquer mês — o que define o resultado não é a data escolhida, e sim o cuidado com a transferência dos arquivos e dos acessos.
Como a MBK conduz
Na MBK, a migração é tratada como um processo com começo, meio e fim: levantamos o que está em aberto, coletamos os arquivos com o contador anterior, assumimos os acessos e colocamos o acompanhamento mensal em operação no nosso sistema. Você não fica no meio do fogo cruzado — a gente conversa com quem precisa e te mantém informado pelo WhatsApp a cada etapa.